Ho deciso di scrivere questo articolo per rispondere a una domanda ricorrente tra amici e collaboratori: è possibile inviare un'e-mail nascondendo i destinatari? La risposta è positiva e sapere come fare è oggi più importante che mai.
Dopo l'entrata in vigore del Regolamento Ue 2016/679, noto come GDPR (General Data Protection Regulation),il rispetto della riservatezza delle informazioni personali ha assunto ulteriore importanza e l'indirizzo e-mail è parte integrante di questa sfera di riservatezza. È perciò fondamentale che chiunque operi con la posta elettronica sia consapevole della necessità di rispettare queste disposizioni, evitando che i destinatari di un'e-mail vedano l'indirizzo di posta di ognuno.
L'unica eccezione a questa prassi è rappresentata dai casi in cui si desidera esplicitamente che i destinatari del messaggio – per esempio la convocazione di una riunione – siano messi a conoscenza di chi ha ricevuto il messaggio. Si tratta di una casistica limitata, di solito riservata a necessità contingenti, quali appunto le comunicazioni a un numero limitato di persone, spesso a uso interno.
Al contrario, l'invio di e-mail di massa dalla propria casella di posta personale, presumibilmente a scopo di marketing, è una pratica caduta in disuso da anni. Oggigiorno, se vuoi inviare questo tipo di comunicazioni in totale sicurezza e nel rispetto delle normative sulla privacy, conviene fare affidamento a software dedicati all'e-mailing. Tali applicativi, di cui porto l'esempio del programma italiano SendBlaster, inviano ogni comunicazione separatamente, rendendo impossibile per i destinatari vedere altri indirizzi e-mail oltre al proprio.
Grazie e questi strumenti, l'attenzione di chi fa marketing può rimanere concentrata sulla personalizzazione delle e-mail, che probabilmente è la pratica più incisiva per aumentare le tue conversioni e, di conseguenza, i tuoi guadagni.
La personalizzazione è una pratica comune nell'e-mail marketing, poiché è provato che i messaggi personalizzati attirano maggiormente l'attenzione rispetto alle e-mail anonime, per esempio attraverso l'inserimento del nome proprio del destinatario nell'oggetto e nel corpo dell'e-mail.
Screenshot di un'e-mail inviata da SendBlaster.
Cosa procedere quindi se vuoi inviare e-mail e newsletter accattivanti a molti destinatari, ma in totale sicurezza?
Essenzialmente ci sono due modi:
Partiamo subito da una considerazione di base: se utilizzi Outlook, Gmail o un altro programma di posta elettronica per inviare e-mail di massa, ti troverai certamente a fare fronte a parecchie complicazioni. Limitiamoci qui alle sole problematiche principali:
Nascondere i destinatari con Outlook o altri programmi di posta elettronica simili è certamente possibile. È sufficiente utilizzare il campo Ccn (acronimo di Copia carbone nascosta, in inglese Bcc - Blind carbon copy) che, se non è immediatamente visibile, si può fare comparire cliccando sul pulsante Cc. Tutti gli indirizzi e-mail dei destinatari andranno inseriti nel campo Ccn.
Questa che ti ho appena descritto, comunque, è una pratica superata e inaffidabile per i motivi sopra elencati. La soluzione che ti consiglio di adottare non è questa, perciò se vuoi scoprire il modo migliore per nascondere i destinatari nelle e-mail continua a leggere.
Quando si tratta di inviare un'e-mail di massa o una newsletter, il mio consiglio è quello di utilizzare sempre un software di invio professionale come SendBlaster. Questo garantisce numerosi vantaggi:
Come ho detto in precedenza, nascondere i destinatari delle e-mail con SendBlaster è semplicissimo: questo programma lo fa in automatico. Ma non finisce qui. SendBlaster ti dà una marcia in più che non è disponibile per chi si affida a un programma di posta elettronica o a un sito di webmail (per esempio Thunderbird):si tratta della possibilità di personalizzare le e-mail inviate in modo automatico.
Lo scopo della personalizzazione è quello di "simulare" un rapporto diretto con i tuoi contatti, in quanto ogni e-mail inviata potrà contenere, sia nell'oggetto che nel testo, il nome (e il cognome) del destinatario, attirando maggiormente la sua attenzione. Le voci personalizzabili sono diverse: nome dell'azienda, indirizzo, città, settore di attività e molte altre, dipendentemente dalle informazioni che hai caricato su SendBlaster per ognuno dei contatti.
La personalizzazione rappresenta il pane quotidiano per chi si occupa di e-mail marketing. Come già accennato, è così diffusa perché è stato provato che i messaggi personalizzati attirano maggiormente l'attenzione dell'utente rispetto alle e-mail generiche.
Per personalizzare le tue e-mail con SendBlaster dovrai inserire nell'oggetto o nel corpo del messaggio alcuni "marcatori", che saranno rimossi da SendBlaster e sostituiti con i dati reali dei vari contatti al momento dell'invio. I marcatori si trovano scritti in questo modo: #nome#, #cognome#, #città#, eccetera.
I marcatori fungono da segnaposto per i campi personalizzati di SendBlaster, detti anche merge. Ti sarà infatti possibile inserire in automatico fino a 15 parametri per ogni contatto: indirizzo e-mail, nome, cognome, indirizzo, azienda, CAP, città, provincia, stato, settore di attività e altri ancora.
Facciamo un esempio. Una lista contenente i tuoi contatti potrebbe somigliare a questa:
Le e-mail personalizzate che sarai in grado di comporre potranno essere di questo tipo:
Questo sarà il risultato a invio effettuato:
Potrebbe darsi che tu abbia necessità di includere un campo personalizzato che non è compreso tra quelli predisposti inizialmente da SendBlaster. Aggiungerlo è semplicissimo, basterà seguire questa procedura:
Ora dovrai compilare il nuovo campo nel tuo database per ciascun contatto. Se per esempio si tratta del nome del prodotto che ha acquistato, dovrai inserire la relativa voce. A questo punto SendBlaster procederà in automatico, mostrando i dati contenuti nel database al posto del merge che hai creato. Sarà quindi possibile scrivere un messaggio come:
"Caro #nome#, Questa è la tua newsletter di #mese# riguardante gli aggiornamenti sul #prodotto#" (…)"
Otterrai così il seguente risultato:
Concentrare tempo e sforzi nel nascondere gli indirizzi di posta non serve a nulla e la possibilità di compiere un errore è sempre dietro l'angolo. Il vero segreto del successo sta nel personalizzare le proprie e-mail: solo in questo modo sarà possibile costruire un rapporto di fiducia con l'utente, ottenendo la sua attenzione grazie alla riconoscibilità dello stile e del contenuto delle e-mail.
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