Ci sono vari modi per utilizzare la posta elettronica. Una volta creato un account email lo si può utilizzare, di norma, attraverso due distinte procedure. La prima prevede l'utilizzo di un browser per accedere al sito (webmail) del fornitore del servizio, la seconda prevede di utilizzare un client di posta, uno specifico programma che ha il compito di gestire le caselle di posta, i contatti ed il calendario. I client di posta più diffusi sono Outlook, Windows Mail, Thunderbird, e Mac OS Mail.
Nel primo caso non devo configurare nessun parametro. Una volta creato il mio account di posta elettronica, accederò ad esso tramite browser al sito dedicato (webmail) e, una volta inserite le credenziali di accesso (normalmente indirizzo email e password) avrò la possibilità di utilizzare la mia posta elettronica. A titolo di esempio, se posseggo una casella di posta Gmai.com dovrò entrare nel sito www.gmail.com, se utilizzo un account Libero.it, avrò accesso dal sito https://login.libero.it (oppure dal sito www.libero.it selezionando la casella entra in MAIL presente in alto a sinistra), se utilizzo un account Yahoo.it dovrò aprire la pagina https://login.yahoo.com/ (oppure dal sito www.yahoo.it selezionando la casella Mail in alto a destra).
Nel secondo caso, quando voglio utilizzare un Client di posta, devo configurarlo per poterlo utilizzare correttamente. Per procedere, devo conoscere i dati di configurazione che vengono forniti dal provider del servizio, ed, in particolare modo, devo conoscere: indirizzo email, password, server POP3 o IMAP, server SMTP, eventuale crittografia ed eventuali impostazioni avanzate.
L'utilizzo di un client di posta rende per molti più facile l'utilizzo della posta elettronica, perchè normalmente programmi come ad esempio Outlook, Thunderbird o similari permettono di avere più funzioni (maggiore velocità di utilizzo, possibilità di utilizzare filtri per smistare i messaggi di posta in cartelle predefinite, possibilità di organizzare più facilmente agenda e calendario).
I dispositivi mobili di ultima generazione integrano al loro interno un client di posta. Nell'Iphone e Ipad si chiama Mail, nei sistemi Android si chiama Email. Chiunque utilizzi un dispositivo mobile configura il proprio client email per utilizzare la posta elettronica. Non lo fa, nella maggior parte dei casi, tramite webmail.
L'argomento di questo articolo riguarda la scelta da fare, al momento di configurazione di un client di posta, tra protocollo POP3 o IMAP. Perchè nasce questa esigenza? Perchè i due protocolli lavorano in maniera diversa, ed offrono ognuno dei vantaggi rispetto all'altro. La principale differenza sta nel fatto che il protocollo POP3 si limita a sincronizzare la sola posta in arrivo con un client, mentre il protocollo IMAP permette di sincronizzare tutte le cartelle della posta elettronica, in particolare anche quella della posta inviata.
Questo significa che, se utilizzo il POP3 su più dispositivi (ad esempio un computer, un Iphone ed un Ipad), il contenuto della posta inviata sarà diverso in ognuno dei dispositivi, e conterrà solamente i messaggi inviati dallo stesso.
Se utilizzo IMAP su più dispositivi (ad esempio un computer, un Iphone ed un Ipad), il contenuto della posta inviata sarà identico in tutti, e non avrò più il problema di andare a ricercare un messaggio inviato tra tutti i dispositivi.
In pratica, utilizzando il protocollo IMAP, tutte le cartelle ed i messaggi in esse contenuti facenti parte dell'account di posta elettronica vengono sincronizzate con il server. Questo significa che, se ricevo un messaggio sull'Ipad e lo leggo, tale messaggio risulterà come già letto su tutti gli altri dispositivi. Se elimino un messaggio dalla posta in arrivo dell'Iphone, il messaggio verrà cancellato dalla posta in arrivo di tutti gli altri dispositivi. Se invio dal computer un messaggio nuovo, tale messaggio verrà visualizzato nella cartella posta inviata di tutti i dispositivi. Se sposto dall'Ipad un messaggio dalla cartella posta in arrivo alla cartella clienti, il messaggio verrà visualizzato nella cartella clienti di tutti i dispositivi.
Il vantaggio principale del protocollo POP3 è legato al fatto che esso permette di rimuovere, dopo averli scaricati, i messaggi dal client. La rimozione può avvenire subito dopo aver scaricato i nuovi messaggi o dopo un numero di giorni impostato dall'utente. Questa caratteristica permette di non far riempire la casella di posta sul server, e di non raggiungere l'ingolfamento e l'impossibilità di ricevere nuovi messaggi di posta perchè il server è pieno.
Un altro vantaggio è dato dalla maggiore velocità del protocollo POP3. In fase di scaricamento dei messaggi di posta da un client di posta, vengono scaricati solamente i messaggi nuovi (successivi, cronologicamente, all'ultima ricezione effettuata). I messaggi precedenti vengono ignorati.
Infine, se si imposta il POP3 per mantenere i messaggi sul server, ad esempio per 10 giorni, possiamo scaricare i messaggi su altri computer o dispositivi, a patto di farlo entro il termine configurato. Ad esempio, se utilizzo il protocollo POP3 su un PC ed un Ipad, ed imposto a 10 giorni il tempo di cancellazione delle email dal server, se scarico nuovi messaggi di posta dal PC avrò tempo di scaricarli sull'Ipad per 10 giorni. Trascorsi questi 10 giorni senza aver mai controllato la posta sull'Ipad non riceverò più i messaggi più vecchi di 10 giorni.
Lo svantaggio principale del protocollo POP3 rimane quello legato ai messaggi inviati. Se utilizzo il POP3 su più dispositivi, i messaggi di posta elettronica inviati saranno visibili solamente nella cartella posta inviata del dispositivo dal quale ho inviato. Molti ovviano a questo problema inserendo tra i destinatari dell'email anche il proprio indirizzo di posta elettronica, ma in questo caso i messaggi inviati vengono ricevuti ed inseriti nella casella posta in arrivo, generando confusione.
Il protocollo IMAP, come già detto, offre la grande comodità di gestire tutte le cartelle di una casella di posta elettronica sincronizzando il client con il server di posta.
Questo comporta una serie di vantaggi, il primo dei quali è che, configurando tutti i dispositivi che utilizziamo con il protocollo IMAP, non dobbiamo preoccuparci più dei messaggi inviati. Ogni messaggio inviato verrà salvato nella cartella posta inviata del server e successivamente sincronizzato con tutti i dispositivi connessi. L'utente avrà quindi la possibilità di poter controllare, da qualsiasi dispositivo, tutti i messaggi di posta presenti nel suo account.
Un grande vantaggio, infine, dell'IMAP, è quello di non avere archivi separati per la stessa casella di posta elettronica. Se si cancella un qualsiasi messaggio da una qualsiasi cartella, tale messaggio verrà cancellato in tutti i dispositivi, riducendo i tempi di gestione, controllo e pulizia delle caselle di posta elettronica.
Uno svantaggio del protocollo IMAP è legato alla sincronizzazione. Essa fa sì che ogni volta che controlliamo su un dispositivo la posta elettronica, il tempo di sincronizzazione è a volte superiore rispetto al tempo di scaricamento del POP3. In alcuni casi, inoltre, la presenza di email con allegati pesanti rallenta ulteriormente i tempi di attesa.
Infine, va notato che utilizzando il protocollo IMAP, la casella di posta sul server non si svuota mai (a meno che io non cancelli manualmente dei messaggi), ed è quindi facile riempirla e rischiare di non ricevere più messaggi di posta in caso di massima capienza raggiunta.
Personalmente, utilizzo l'email principalmente per lavoro, e il vantaggio di avere tutti i messaggi di posta elettronica sincronizzati su tutti i dispositivi mi fa preferire il protocollo IMAP, che utilizzo da anni con grande soddisfazione.
Ritengo che la scelta da adottare dipenda principalmente dal numero di dispositivi che si intende utilizzare con un account di posta e dalla necessità o meno di dover condividere un account email tra più utenti.
Per l'utilizzo di una casella email su un singolo dispositivo, il protocollo POP3 è da preferirsi per la maggiore velocità di utilizzo. Negli altri casi, indico nella scelta del protocollo IMAP la scelta più funzionale.
Tale scelta è, ovviamente, fortemente dettata dalle esigenze dell'utente, che sono di volta in volta diverse.
Da notare che l'utilizzo del protocollo IMAP prevede una maggiore attenzione da parte dell'utente, perchè se un messaggio viene cancellato da un dispositivo, la cancellazione, per effetto della sincronizzazione, avrà effetto su tutti gli altri dispositivi.
Per configurare correttamente un client di posta per il tuo account di posta elettronica devi conoscere i parametri di configurazione, che ti vengono forniti dal provider che hai scelto.
Elenco, qui di seguito, una serie di link alla configurazione dei client di posta elettronica per i principali provider di servizi di posta:
Gmail: CONFIGURAZIONE
Libero.it: CONFIGURAZIONE
Yahoo.it: CONFIGURAZIONE POP3
Yahoo.it: CONFIGURAZIONE IMAP
Mclink: CONFIGURAZIONE
Alice Mail: CONFIGURAZIONE
Tiscali: CONFIGURAZIONE
Se utilizzi un indirizzo email di altri provider (o un indirizzo email aziendale del tipo @tuodominio.com), puoi tranquillamente fare riferimento al sito del provider stesso.
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